Zarządzanie dokumentami i archiwizacja w gabinecie dietetycznym

W gabinecie dietetyka gromadzone jest o wiele więcej dokumentacji, niż osoby z zewnątrz mogłyby przypuszczać. Dlatego warto zadbać o właściwe zarządzanie dokumentami i wdrożyć do tego odpowiedni system.

Dokumentacja w gabinecie dietetycznym

Klienci, którzy odwiedzają gabinety i poradnie dietetyczne, zazwyczaj korzystają z ich usług przez dłuższy czas, na przykład około kilkunastu tygodni. To wymaga przechowywania danych – zarówno dotychczasowych jadłospisów, jak i informacji o postępach stosowanej kuracji. Ponadto dietetyka coraz częściej stosowana jest jako element profilaktyki i wspomagania leczenia wielu chorób. Dietetyk często prosi też pacjentów o wyniki badań krwi, aby lepiej dobrać promocje składników odżywczych, zdiagnozować niedobory minerałów czy witamin, zobaczyć, czy w organizmie toczy się jakiś stan zapalny. To wszystko sprawia, że dane klienta w gabinecie dietetycznym zaliczają się do danych wrażliwych. Ich ochrona nie tylko jest szczególnie wymagana prawnie. Zależy też od niej zaufanie do specjalisty oraz zachowanie poufności i prywatności.

Archiwizacja dokumentów u dietetyka

Przechowywanie kartotek klientów znacznie ułatwia pracę, jeżeli osoby, które już korzystały z usług gabinetu, wracają za jakiś czas. Specjalista ma wtedy ich całą historię, nie potrzebuje wierzyć na słowo ani odwoływać się do własnej pamięci. To bardzo cenne, kiedy dieta ułożona jest pod kątem schorzeń, a wyniki badań laboratoryjnych i zaświadczenia lekarskie pozwalają ocenić skuteczność dotąd wcielonych w życie zaleceń.
Dokumentów nie można też ot tak po prostu wyrzucić, kiedy nie są już potrzebne. Należy je zutylizować tak, aby nikt niepowołany nie miał dostępu do danych wrażliwych i danych osobowych. Najlepiej więc wykorzystać niszczarkę, a pozostałości przekazać zajmującej się tym firmie do przetworzenia.

Zarządzanie, archiwizacja i obieg dokumentami u dietetyczki – profesjonalne rozwiązania

Bezpiecznym i wygodnym sposobem na przechowywanie i obieg danych są elektroniczne systemy zarządzania dokumentami. Warto brać przykład z dużych firm pracujących nad poufnymi projektami oraz z placówek medycznych i taki system wdrożyć. Jego zalety to nie tylko oszczędność czasu i miejsca. Elektroniczne zarządzanie dokumentami u dietetyczki gwarantuje także lepszą ochronę prywatności klientów. Systemy informatyczne mają wbudowane zabezpieczenia, dzięki którym nikt niepowołany nie zdoła dostać się do zawartych w nich dokumentów.
Ponadto obieg dokumentów to również faktury, rachunki, zakupy materiałów i szkolenia, umowy o współpracy. Także i one w elektronicznym systemie są bezpieczne, a dla upoważnionych osób w sposób wygodny, z możliwością wyszukiwania i katalogowania. Dobry system zarządzania dokumentami powinien być dobrany odpowiednio do potrzeb danej firmy czy placówki i do rodzaju danych, jakie się w niej przetwarza.